Archiefkasten

Het is op kantoor erg belangrijk om de administratie op orde te hebben. Of het nu om een kantoor aan huis gaat of een werkplek buiten de deur. Een meubelstuk dat ons daar al jaren bij helpt is de archiefkast. We kunnen hier onze administratieve boekwerken op een georganiseerde manier kwijt. Dankzij dergelijke kasten kunnen we gemakkelijk in het archief zoeken naar de juiste documenten. Sites als officetopper helpen je bij het archiveren door de juiste spullen aan te leveren.

Organisatie

De organisatie van een archiefkast is erg belangrijk. Er komen over de jaren veel documenten langs en je moet ze allemaal goed opbergen. Zo zijn er documenten voor de langere termijn, waar andere juist weer van een korte levensduur zijn. Daarnaast maken we vaak kleine notities die essentieel zijn voor het werk dat we dagelijks doen, maar het belang van deze notities verliest erg snel zijn waarde. Het is dus belangrijk om alles goed te archiveren. Bij archiveren moet je zorgen voor een inhoudelijke indeling en een indeling gebaseerd op de actualiteit. Vele wettelijke documenten of documenten met een andere bewaarplicht moeten erg goed en veilig gearchiveerd worden. Dit kan bijvoorbeeld in archiefkasten. Veel archiefkasten zijn tegenwoordig, en zijn daardoor ruimtebesparend, roldeurkasten. Daarnaast is er een soort lopend archief. Dit zijn de documenten waar we op elk moment bij moeten kunnen binnen een paar seconden. Deze berg je op in de nabijheid van de werkplek. Bij wisselende werkplekken kunnen verrijdbare ladekasten hier een goede optie voor zijn.

Ladeblokken en ladekasten

Een oplossing pas je natuurlijk aan aan de situatie. Daarom zijn er verschillende soorten ladeblokken en ladekasten. Dossierkasten gebruiken we bijvoorbeeld voor het lopend archief. En in hangmappen bewaren we vaak personeels- of klantendossiers. Vaak doen we dit ook alfabetisch. Hoge en massieve dossierkasten zijn bepalend voor de inrichting van je kantoorruimte. Deze zijn dus bepalend voor de kamerverdeling. Bovendien zijn er ook meerladekasten. Hier kunnen we op een gestructureerde wijze kantoorartikelen, zoals vellen papier en pennen, bewaard worden. Er zijn vaak een vast aantal verschillende lades. Er kan ook gebruik gemaakt worden van ladeblokken. Deze kunnen een vaste plaats hebben maar ze kunnen ook verrijdbaar zijn. De beperking van verrijdbare ladeblokken is hun omvang. Vaak hebben ze minder archiefruimte tot hun beschikking. Het voordeel is weer dat het met de medewerker mee kan verplaatsen. Dit is goed voor de flexibiliteit van uw kantoor.

Ouderwetse manier van archiveren.

Archief goed voor de zaken

Het gebruiken van verschillende vormen van archiefmateriaal zorgt ervoor dat je de juiste documenten makkelijker en sneller kunt vinden. Dit zorgt dus voor een goede tijdsbesparing. En tijd is geld. Daarnaast levert deze tijdsbesparing ook nog eens arbeidsvreugde op. Een goed archief kent dus vele voordelen.

Tijd is geld.